Laboral · Seguridad Social
Una notificación electrónica puede cambiar una baja médica
Desde el 1 de septiembre, la Seguridad Social puede notificar electrónicamente las resoluciones de incapacidad temporal y permanente. El aviso por SMS o correo no es la notificación — y eso cambia lo que empresas y trabajadores deben vigilar.
El pasado 1 de septiembre de 2026 entró en vigor una modificación importante en la forma en que la Seguridad Social practica determinadas notificaciones relacionadas con las bajas médicas y las incapacidades.
Desde esa fecha, las personas afectadas deben prestar especial atención a la Sede Electrónica de la Seguridad Social —SEDESS—, así como al teléfono móvil y al correo electrónico facilitados a la Administración.
No estamos únicamente ante un cambio tecnológico. Una resolución que antes podía esperarse por correo postal puede quedar notificada electrónicamente y producir consecuencias sobre:
- La prestación económica.
- La reincorporación al trabajo.
- La nómina y la cotización.
- La justificación de las ausencias.
- La incapacidad permanente.
- Los plazos de reclamación o recurso.
La reforma afecta directamente a las personas trabajadoras, pero también obliga a empresas, departamentos de recursos humanos, asesorías laborales y servicios de prevención a revisar sus procedimientos.
A quién afecta
La Orden ISM/541/2026 amplía los colectivos obligados a recibir electrónicamente las notificaciones y comunicaciones de la Administración de la Seguridad Social.
La nueva regulación comprende a las personas físicas que sean:
- Solicitantes o perceptoras de prestaciones de incapacidad temporal.
- Destinatarias de actuaciones relacionadas con prestaciones de incapacidad permanente.
- Destinatarias de notificaciones o comunicaciones sobre lesiones permanentes no incapacitantes.
La notificación electrónica ya resultaba aplicable a determinadas prestaciones vinculadas al nacimiento y cuidado de menor, riesgo durante el embarazo y riesgo durante la lactancia natural.
Qué supone y qué no supone
| La reforma sí supone | La reforma no supone |
|---|---|
| La obligación de consultar determinadas notificaciones en la SEDESS | Que la notificación se practique jurídicamente mediante un SMS |
| La posibilidad de recibir un aviso en el móvil o por correo electrónico | Que la falta de ese aviso invalide automáticamente la notificación |
| Que el trabajador deba vigilar activamente su expediente | Que siempre vaya a recibir también una carta |
| Que una resolución pueda conocerse con mayor rapidez | Que la empresa acceda al buzón electrónico personal del trabajador |
| Que exista constancia de la puesta a disposición y del acceso | Que la empresa conozca simultáneamente todas las resoluciones |
| Que pueda solicitarse asistencia presencial | Que desaparezcan las garantías frente a la brecha digital |
El SMS avisa, pero no notifica
Esta es la distinción más importante.
Cuando la Seguridad Social ponga una actuación a disposición de la persona interesada, enviará un aviso informativo al dispositivo electrónico o a la dirección de correo facilitados.
Ese aviso puede advertir de la existencia del documento y facilitar su acceso. Sin embargo, el SMS o el correo electrónico no constituyen la notificación administrativa.
La notificación con efectos jurídicos se encuentra en la SEDESS.
La Orden ISM/903/2020 establece expresamente que la omisión del aviso no impide la validez de una notificación electrónica practicada correctamente.
Por tanto, no recibir el SMS, no leer el correo o encontrarlo en la carpeta de correo no deseado no garantiza que el procedimiento se haya detenido.
El plazo de diez días naturales
Advertencia
Si transcurren diez días naturales desde la puesta a disposición sin que la persona interesada acceda al contenido en la SEDESS, la notificación se entiende rechazada y el procedimiento continúa igualmente.
La notificación se entiende producida cuando se accede a su contenido en la SEDESS.
Esto no significa que todas las resoluciones tengan el mismo plazo para reclamar. El plazo y el procedimiento dependerán del contenido del acto recibido.
Ante cualquier resolución debe comprobarse inmediatamente:
- La fecha de puesta a disposición.
- La fecha de acceso o rechazo.
- La fecha de efectos.
- El contenido completo de la decisión.
- La reclamación o recurso procedente.
- El plazo específico para actuar.
Una notificación no consultada puede afectar al mantenimiento de la prestación, a la obligación de reincorporarse o a la posibilidad de impugnar una resolución.
Qué mejora frente al sistema postal
La digitalización aporta ventajas reales:
Mayor rapidez
La resolución puede estar disponible inmediatamente, sin esperar a la entrega física de una carta.
Menos incidencias
Se reducen problemas derivados de ausencias en el domicilio, cambios de dirección, devoluciones o retrasos postales.
Más trazabilidad
El sistema deja constancia de la fecha y hora de puesta a disposición, acceso o rechazo.
Mejor acceso
La persona interesada puede consultar la actuación desde cualquier lugar mediante un sistema de identificación admitido.
Mayor eficiencia
La Administración reduce la documentación física, el seguimiento manual y la gestión de notificaciones infructuosas.
La propia Orden ISM/541/2026 explica que, en determinados casos, la prestación de incapacidad temporal debe mantenerse hasta la notificación del alta médica o de la denegación de la incapacidad permanente. Las demoras postales podían prolongar pagos durante días en los que ya no concurrían las circunstancias que justificaban su mantenimiento.
El sistema electrónico pretende reducir esos retrasos.
El riesgo que acompaña a la mejora
La rapidez no elimina todos los problemas. En parte, los transforma.
Con el sistema postal, la atención se centraba en la entrega de la carta. Con el nuevo sistema, se exige a la persona trabajadora una vigilancia más activa del buzón electrónico, incluso cuando se encuentra enferma o atravesando un procedimiento complejo.
También pueden surgir dificultades por:
- Datos de contacto desactualizados.
- Falta de certificado digital o Cl@ve.
- Desconocimiento del funcionamiento de la SEDESS.
- Dificultades para comprender la resolución.
- Confusión entre el aviso y la notificación.
- Espera de una carta que puede no llegar.
- Falta de coordinación con la empresa.
Criterio Vilaplana
La digitalización puede acelerar una decisión administrativa, pero no garantiza que su destinatario la conozca realmente ni comprenda sus consecuencias.
La eficiencia no debería alcanzarse trasladando silenciosamente todo el riesgo de la notificación a una persona que se encuentra de baja o pendiente de una incapacidad.
Cómo afecta a las empresas
La reforma se refiere principalmente a las notificaciones dirigidas a la persona trabajadora.
La empresa continuará recibiendo, por los sistemas establecidos, la información administrativa que necesite para gestionar la baja, el alta y sus obligaciones en materia laboral y de Seguridad Social.
Pero esto no significa que reciba todas las resoluciones personales del trabajador ni que la información llegue siempre al mismo tiempo.
Puede existir una diferencia entre:
- El momento en que la resolución se deposita en la SEDESS.
- El momento en que el trabajador accede a ella.
- El momento en que la empresa recibe información administrativa.
- El momento en que el trabajador comunica la resolución a RR. HH.
- La fecha en que deben aplicarse sus efectos.
Ese desfase puede generar incidencias en la reincorporación, la nómina, la cotización, las vacaciones pendientes o la organización preventiva del retorno.
Lo que no puede hacer la empresa
La entrada en vigor del nuevo sistema no permite a la empresa:
- Acceder a la SEDESS personal del trabajador.
- Exigir sus claves o sistemas de identificación.
- Solicitar diagnósticos o historiales clínicos completos.
- Pedir indiscriminadamente informes médicos.
- Presumir una ausencia injustificada sin comprobar la situación.
- Adoptar automáticamente una sanción ante una discrepancia administrativa.
- Considerar que un alta médica equivale siempre a una reincorporación sin ninguna actuación adicional.
La empresa debe solicitar únicamente la información imprescindible para conocer la situación laboral y gestionar sus consecuencias.
Los datos de salud continúan especialmente protegidos. Deben respetarse los principios de minimización, confidencialidad y limitación de la finalidad.
Qué debe preparar RR. HH.
La reforma ya está en vigor. Las empresas deben revisar ahora sus procedimientos. Un protocolo interno debería contemplar:
Información a la plantilla
Explicar qué ha cambiado, qué es la SEDESS y por qué el SMS no sustituye a la notificación.
Canal de comunicación
Establecer un medio claro para que el trabajador comunique las resoluciones con efectos laborales, especialmente las altas y decisiones sobre incapacidad.
Verificación previa
Comprobar la resolución, su fecha de efectos y la información disponible antes de modificar la nómina, exigir la reincorporación o adoptar una decisión disciplinaria.
Coordinación interna
Definir la intervención de RR. HH., nóminas, asesoría laboral, prevención de riesgos y vigilancia de la salud.
Reincorporación
Prever cómo se gestiona el retorno después de una baja prolongada y cuándo debe intervenir el servicio de prevención.
Vacaciones
Comprobar la existencia de vacaciones devengadas y no disfrutadas durante la incapacidad temporal y organizar su disfrute conforme a la normativa aplicable.
Protección de datos
Determinar qué documentación puede pedir la empresa y quién puede acceder a ella, evitando recopilar información clínica innecesaria.
Caso práctico
Una reincorporación con el teléfono desactualizado
Una trabajadora se encuentra en incapacidad temporal desde hace más de un año. El INSS dicta una resolución de alta médica y la pone a su disposición en la SEDESS. Al mismo tiempo, envía un aviso al número de teléfono que figura en sus sistemas.
La trabajadora cambió de teléfono y no actualizó sus datos. No recibe el aviso y sigue esperando una carta en su domicilio. Mientras tanto, la empresa continúa gestionando la situación con la información que tiene disponible; posteriormente recibe datos relativos al alta y requiere a la trabajadora para que se reincorpore.
En ese momento pueden surgir conflictos sobre la fecha de efectos del alta, la justificación de las ausencias, el mantenimiento de la prestación, la nómina, el plazo para impugnar, las vacaciones pendientes, la reincorporación y la intervención del servicio de prevención.
La respuesta correcta no consiste en sancionar automáticamente ni en presumir mala fe: debe revisarse la resolución, la fecha de puesta a disposición, el momento del acceso o rechazo, el procedimiento de impugnación aplicable y la información que recibió la empresa. Después deberá comunicarse documentalmente la situación y coordinar la reincorporación.
Si una persona no puede utilizar medios electrónicos
La normativa incorpora salvaguardas frente a posibles situaciones de indefensión. Cuando la Seguridad Social no disponga de datos de contacto electrónico para enviar el aviso, podrá utilizar medios no electrónicos e informar al interesado sobre cómo facilitar un dispositivo o dirección de contacto.
Además, los Centros de Atención e Información de la Seguridad Social pueden prestar asistencia presencial. La norma permite que un funcionario ayude a la persona interesada a acceder válidamente a la SEDESS.
La dificultad digital no elimina el derecho a recibir asistencia. Pero será importante solicitarla cuanto antes.
Qué deben hacer los trabajadores
Quien esté de baja o tenga pendiente una resolución de incapacidad debería:
- Actualizar su teléfono y correo electrónico.
- Comprobar el funcionamiento de Cl@ve, certificado digital o DNI electrónico.
- Consultar periódicamente la SEDESS.
- No depender únicamente del SMS o del correo.
- Descargar la resolución y el justificante de notificación.
- Anotar las fechas relevantes.
- Consultar inmediatamente cualquier alta o resolución desfavorable.
- Comunicar a la empresa la información necesaria cuando tenga efectos laborales.
Normativa aplicable
- Orden ISM/541/2026, de 27 de mayo, en vigor desde el 1 de septiembre de 2026.
- Orden ISM/903/2020, de 24 de septiembre.
- Ley 39/2015, de 1 de octubre, especialmente sus artículos 14, 41, 42 y 43.
- Real Decreto Legislativo 8/2015, de 30 de octubre, especialmente su artículo 170.2.
- Real Decreto 1060/2022, de 27 de diciembre, sobre gestión y control de los procesos de incapacidad temporal.
¿Está preparada vuestra empresa?
En Vilaplana Abogados podemos ayudaros a analizar cómo afecta el nuevo sistema a vuestra organización, preparar un protocolo interno para RR. HH., redactar una comunicación informativa para la plantilla, revisar el procedimiento de altas y reincorporaciones, y coordinar la respuesta laboral y preventiva ante posibles discrepancias.
José Luis Vilaplana
Abogado · Consultor · Formador
Contenido elaborado con apoyo de herramientas de inteligencia artificial, siempre bajo supervisión humana — habitualmente José Luis Vilaplana. Información actualizada a 7 de septiembre de 2026; debe contrastarse con las circunstancias concretas de cada caso.